Forside

GV
GDCP
SfL
CLIP
Information
Aktiviteter
Medlemsservice

Konsulentseminarer

Konsulentseminarer i Danmark og Ghana

Workshop on consultancy in Ghana



Annexer som Word dokumenter
Trekant  Dilemmaer

Trekant  Fejl og Fadæser

Trekant  Fif og tricks

Seminar om konsulentroller.


Den 7/8 april 2001 blev der afholdt et seminar om konsulentroller for alle interesserede indenfor GV.
De 14 deltagere havde et meget spændende og udbytterigt seminar som blev faciliteret dygtigt og kompetent af konsulent Mette Mejlhede.  
Seminaret var en blanding af udveksling af erfaringer, gruppearbejde om de interne konsulenters fremtidige rolle og faglige indputs fra konsulenten. Desuden diskuteredes foreningens kernekompetencer ud fra en individuel kompetenceprofil, som deltagerne udfyldte i løbet af weekenden.

Konsulentens forskellige roller og opgaver blev især tydeliggjort under en brainstorm med følgende overskrifter:
Tips og tricks
Konsulentens dilemmaer
Fejl og fadæser
Alle deltagere bidrog med  forslag som blev lagt ved de tre overskrifter. Dernæst fordelte deltagerne sig efter lyst i tre grupper.Grupperne  ordnede og rubricerede forslagene og fremlagde til slut de forskellige løsningsforslag og problemstillinger i plenum.

Her følger et overblik over brainstormens mangeartede resultater:

1. Tips og tricks
Kommunikation .
Handlede om at være meget opmærksom på ghanesernes og danskernes forskellige kulturelle indfaldsvinkel til tid, kommandovej, sproglige forskellighed, spørgemåde, de lange nødvendige hilsener, opbygning af fortrolighed og de uformelle kommunikationskanaler.
Generelle praktiske råd.
Handlede om at gebærde sig på passende vis, ”Code of conduct” kunne man kalde det. Det omfattede tips om vigtige småting såsom sømmelig påklædning, høflighedsbesøg hos høvding og leder, lov kun det du kan holde, ikke flere møder end man kan nå at skrive referat samme dag og kontroller alvorlige observationer hos mindst tre forskellige, inden de viderebringes som fakta.
Råd til nye.
Vær meget velforberedt omkring organisationsstruktur både i Ghana og Danmark og betydning af forkortelser.
Der bør udarbejdes et kompendium med teori om konsulentarbejde og skrives en slags ordbog med listning af ”tabuord” og indforståede vendinger.
Man kunne forestille sig, at uprøvede konsulenter deltog som føl første gang sammen med en mere erfaren konsulent. Da dette kan blive for dyrt enedes man om at opgradere tilbud af kurser og finde en måde, hvorpå flere kan deltage i forberedelse og efterbehandling af konsulentrejser.
(der er senere blevet stillet forslag om at håndbogs/ordbogs ideen erstattes af en mere fleksibel ordning, i form af en tjekliste for forberedelse af konsulenter, som den seneste konsulent forbereder til den næste og gennemgår sammen inden den næste konsulents afrejse, sammen med én mere, som har relevant erfaring med det som det konkrete konsulentbesøg drejer sig om. Dette vil sikre løbende opdatering, og overkommelig arbejdsbyrde – til overvejelse…)

2. Fejl og fadæser. Værdifulde erfaringer.
Generelle konsulentfejl.
Forventning om at et problem kan/skal løses ved et enkelt besøg  bevirker, at vi er ensidige GV fortalere og at vores råd opfattes som lov. Ligeledes er vi tilbøjelige til at gå alt for direkte til problemet med udiplomatiske spørgsmål og opstille urealistiske handlingsplaner. Vi glemmer ofte at sætte tid af til at besøge alle tre programmer.
”Politiske” kulturfejl.
Som ovenfor. Man må kommunikere åbent og konstruktivt, men tage højde for at information og problemer fremlagt i fuld offentlighed kan give uønskede konsekvenser.
Simple kulturfejl.
Forståelse og respekt for ghanesisk kultur er et must. Husk at hilse på høvdingen. Det er uhøfligt at være uenig. (Ja = måske, måske = nej).
Personligt dårligt håndværk
Konsulentbesøget skal planlægges i god tid, så de ansatte har tid til at deltage og ikke føler at besøget skaber mere arbejde og flere problemer end det løser. Der må ikke indgå urealistiske anbefalinger eller omgå kommandoveje ved f. eks. at bevilge nyanskaffelser. Debriefing skal foregå  med alle implicerede og lederen må inddrages aktivt.

Plenum anbefalede at eksemplificere og beskrive disse dilemmaer og tage væsentlige aspekter op til afklaring på GV møder. (?? omhandler dette dilemmaerne eller fejl og fadæser?)

3. Konsulentens dilemmaer – tvivlsspørgsmål og ubehagelige situationer
Kontinuitet
Da konsulenten er del af projektudvalget skulle der være taget højde for dette. Men en synlig løbende tydeliggørelse af  vedtagne værdier sikrer kontinuitet.
Fritidspolitikere/konsulenter versus fuldtidsansatte.
Kompetencen må være helt klar på forhånd ved tydelige Terms of Reference. For at undgå frustration i forbindelse med opfattelse af fælles utilstrækkelighed er det vigtigt at skelne mellem gode råd og anbefalinger, som skal vurderes af de respektive bestyrelser.
Venskab - konsulent.
Det bør ikke være et dilemma, men netop et fundament i hele samarbejdet. Men konsulenten må kunne skelne mellem arbejdet og være privat ven af måske en ansat. Ligeledes må vi være i stand til at distancere os fra det dybe engagement, følge TOR, arbejde ligeværdigt med ghaneserne og være opmærksom på at kunne overflødiggøre os.
Formidling af kritik – og samtidig bevare ovenstående  venskabsforhold.
Det danske demokratibegreb med meget åben forhandlingsprocedure kan ikke altid bruges, heller ikke i Danmark…. Alligevel må man advare mod for megen konfliktskyhed.
Konsulent – kvalitetssikring
I princippet er alle projektudvalgsmedlemmer potentielle konsulenter. Men vi må indtænke processer som kan opgradere både nuværende og kommende konsulenter, såsom seminarer, kursus, konsulentrejse som føl, udfærdige en håndbog og udnytte specialviden.
Fortolkning af ghanesernes feedback.
 En kulturel ”coaching” og positiv udnyttelse af fortrolighed er nødvendig. F.eks. viser en ghaneser ofte ved sin opførsel, at han/hun går ind for forslaget i stedet for at sige undskyld.
Vidensmonopol er magt – misbruges ofte.
Det kan ofte være et problem for en konsulent at afgøre om en indhentet viden skal viderebringes. Det må være en personlig vurdering som skal krydstjekkes, inden den indføjes i rapporten eller forelægges overordnet personale eller bestyrelse. Det er uhyre vigtigt at undgå mistanke om by-passing/ gå bag ryggen/ ikke følge kommandovejen.

De individuelle forslag til de tre områder blev samlet af nogle af deltagerne efter seminaret, og den fulde ordlyd kan læses i annex 3.

Der var stor enighed om at seminaret havde været meget udbytterigt, og det blev anbefalet, at Helene ville prøve at afholde et lignende  seminar i Ghana. Det blev afholdt under hendes DNK konsulentbesøg, og rapporter fra tilrettelæggerne Helene og Karen Helene (som bor i Tamale sammen med Søren, Interim Consultative Adviser for School for Life) og flere af deltagerne tyder på, at seminaret også der var meget nyttigt og kan tjene til at fremme  forståelsen for konsulentens rolle og opgave. Vi afventer rapport fra Karen Helene, men spredte noter og udtalelser fra de tre hovedområder kan læses i annex 5.

Vi diskuterede ligeledes i tilslutning til debat om GV’s kompetence og kapacitet, at det var nødvendigt at diskutere nogle af de ovennævnte emner på Fællesmøder. Følgende områder blev nævnt: (Kompetenceprofil annex 4)
Dilemmaet/ muligheden omkring konsulent/venskabsproblematikken.
Rendyrket demokratiopfattelse i forhold til forbedrede tilstande. På kort eller lang sigt.
Fælles opfattelse af projekt dokumentets betydning. (Slappere/strammere)
Praksis i forbindelse med konsulentrapporter (hvem bestemmer ordlyden?)

Endelig blev der nedsat en arbejdsgruppe bestående af : Annette, Birgitte, Klaus, Mikkel, Helene, Annelie og Lis , som skal arbejde videre med en ”Handlingsplan”. Følgende områder blev foreløbig foreslået, hvoraf en del også kræver diskussion på Fællesmøder:
Ghaneserne skal med på banen. (Helene og Karen Helene er startet)
Der kan laves en slags ”konsulentmanual” – også elektronisk.
Særnummer af Håndslag om workshoppen og dens resultater.
Fortsat diskussion i GV regi. En del konsulenter var ikke til stede.
Udvælgelse af konsulenter skal diskuteres.
Konsulenternes anbefalinger i rapporten skal behandles af begge bestyrelser/komiteer. forslag om at bestyrelsernes kommentarer indsættes først i rapporten.
Et udvalg skal lave håndbogen
Diskussion og løsning af ”demokratiproblemet”. Politiske kulturfejl. Strammere/slappere.
Uddannelse af konsulenter. Tilbud om kursus.
Annexer:
Program
Deltagerliste
Den fulde ordlyd af  forslagene til de  tre diskussionsområder.
Kompetenceprofilen
5.     Spredte noter og udtalelser om de tre områder, diskuteret på det ghanesiske seminar

Referat af Lis Brandt